El pasado miércoles 06 de mayo del 2020 tuvimos la oportunidad de llevar a cabo una transmisión en vivo donde tocamos el Hot Topic de la Colaboración a distancia, y donde tuvimos la participación de Alejandro Bautista, nuestro gerente de consultoría. En ese Webinar comentamos que estamos ante un cambio mundial de la forma de trabajar, que si bien no es nuevo, en los últimos dos meses ha tenido una importancia crucial en cuanto a las empresas que no habían tomado cartas en el asunto, y que por una razón o por la otra no habían incursionado en el uso y aprovechamiento de las múltiples opciones de colaboración y comunicación digital y a distancia.

¿Qué es el Home Office, o el trabajo a distancia?

Para poner un contexto homologado, hay que definir qué es el trabajo remoto o Teletrabajo, que es la forma de organización laboral que consiste en el desempeño de actividades remuneradas, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo y utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación para el contacto entre el trabajador y empleador.

El empleo remoto es cada vez más utilizado en algunas industrias y en empresas que trabajan con orientación a resultados y por objetivos, y que ya han comprendido que tener a sus colaboradores en una oficina por jornadas largas no es sinónimo de eficacia, y es de los beneficios y prestaciones preferidas en las búsquedas de empleo de profesionales hoy en día, que destacan el tener horarios flexibles con la posibilidad de realizar Home office.

The Deloitte Millennial Survey, en su estudio del 2019 donde entrevistó a más de 13 mil personas de 42 países dentro del rango de edad de la generación Millenial, consideraron que la flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar es un valor importante para su relación laboral en un 64%.

Todo lo anterior supone una serie de retos para las empresas, que tienen que empezar a definir nuevas formas de trabajar y de gestionar a sus colaboradores, que entre los principales se encuentran:

• No sólo es conocer las ventajas que esta modalidad ofrece a la empresa, sino pensar también en las acciones para hacer que la colaboración funcione.
• Pensar en la formación de equipos en los que la colaboración continua sea uno de los pilares principales.
• Generar e implementar metodologías y técnicas de comunicación para obtener lo mejor del otro, al tiempo que se optimice el desempeño organizacional y personal.

De acuerdo con una investigación de 1,153 empleados, de Joseph Grenny y David Maxfield, autores del bestseller del New York Times, Crucial Conversations, se encontraron las siguientes tendencias preocupantes para los trabajadores remotos:

• El 52% de los empleados remotos sienten que los colegas en la oficina no los tratan por igual
• El 67% siente que sus colegas no luchan por sus prioridades.
• El 41% siente que sus colegas hablan mal de ellos a sus espaldas.
• El 64% cree que los colegas hacen cambios en los proyectos sin consultarles.
• El 35% siente que los colegas presionan contra ellos.

El estudio reveló que estos problemas no sólo afectan las relaciones. Los empleados remotos se sienten mucho más desconectados y vulnerables a impactos en la productividad más grandes, a los costos, los plazos, la moral, el estrés y en última instancia, la retención de lo que hacen sus colegas de la oficina. Ante uno de estos retos, el 84% de los encuestados dijo que la preocupación se prolongó durante varios días, y el 47% de ellos admitió que permaneció durante semanas, sin la intención de resolverlo proactivamente.

Consejos para gestionar a un equipo alineado y fuerte

• Contar con una estrategia de comunicación clara y precisa sobre expectativas y objetivos.
• Hacer reuniones y llamadas calendarizadas con el equipo.
• Fomentar la cooperación entre los miembros del equipo y entre departamentos
• Estar “siempre disponible” (no sólo por correo)
• Crear conexiones personales y fortalecer las relaciones en todo el equipo

Ante estos retos, se tiene que pensar en contar con herramientas tecnológicas y preferentemente en la nube que permita a los equipos de trabajo el trabajar desde cualquier lugar y prácticamente desde cualquier dispositivo, como las que se ofrece Microsoft 365, software de clase empresarial, entregado como un servicio de suscripción, hospedado y administrado por Microsoft en centros de datos propios, que está diseñado para ayudar a mejorar la productividad con aplicaciones innovadoras de Office, servicios inteligentes en la nube y seguridad de primer nivel.

Microsoft Office 365 ofrece herramientas para tener acceso al correo electrónico, a mensajería instantánea, a videoconferencias, a almacenamiento en la nube, a calendarios compartidos y muchas otras cosas más, y está orientado a la colaboración, la comunicación y la productividad, basado en la nube, y con respaldo de calidad de clase mundial.

Dentro de los servicios que fomentan la productividad remota y la mejor gestión de los equipos de trabajo se encuentran opciones como:

• Exchange Online. Correo y calendario de clase empresarial
• SharePoint. Intranet y sitios de grupo para trabajar y colaborar en equipo.
• Teams. Facilita el trabajo en equipo con chat, audio y video conferencias para la comunicación y colaboración eficaz en las empresas.
• OneDrive. Almacenamiento desde 1 TB a ilimitado, para uso compartido de archivos
• Yammer. Herramienta de redes sociales para conectarse e interactuar abiertamente en toda la organización
• Office online. Word, Excel, PowerPoint y OneNote para ver y editar archivos desde un explorador web

Contáctenos para conocer qué plan se adapta a sus necesidades particulares, y si ya cuenta con algún plan de Microsoft 365 podemos ayudarlo a que el aprovechamiento de su inversión sea el mejor.